PERSONUPPGIFTSPOLICY KONVERTA MEDIEBYRÅ
Välkommen till Konverta personuppgiftspolicy om behandling av personuppgifter. Datasekretess är viktigt för Konverta Mediebyrå och vi vill vara öppna och transparenta med vår hantering av dina personuppgifter. Vi har därför en policy som fastställer hur dina personuppgifter ska behandlas och skyddas.
1 ALLMÄNT
Konverta Mediabyrå AB, org.nr. 559094-4020 (”NTC”) är personuppgiftsansvariga för behandlingen av dina personuppgifter genom Konverta Mediebyrå (”Konverta”) som främst sker genom de tjänster Konverta erbjuder och genom Konvertas hemsida www.konverta.se (”Hemsidan”). NTC ansvarar för att all behandling av personuppgifter sker i enlighet med GDPR och gällande dataskyddslagstiftning (”Dataskyddslagstiftningen”). Det innebär bland annat att NTC skyddar dina personuppgifter med nödvändiga åtgärder och att du alltid har rätt att kontakta oss på Konverta för att få reda på vilka personuppgifter NTC behandlar om dig. I avsnitt 3-9 följer detaljerad information om NTCs behandling av personuppgifter.
De personuppgifter NTC samlar in från dig lagras främst inom det europeiska samarbetsområdet (EES), men kan även komma att överföras och bearbetas i ett land utanför EES (”Tredjeland”). Vid sådan överföring sker bearbetningen av dina personuppgifter alltjämt i enlighet med Dataskyddslagstiftningen och med anledning av att krav uppställs om att Tredjeland säkerställer en adekvat skyddsnivå eller tillhandahåller lämpliga skyddsåtgärder som säkerställer att dina rättigheter skyddas.
2 DINA RÄTTIGHETER
2.1 Rätt till tillgång
Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig. Vi skickar informationen via e-post under förutsättning att du på ett godtagbart sätt kan bekräfta din identitet.
2.2 Rätt till dataportabilitet
Varje gång NTC behandlar dina personuppgifter på ett automatiserat sätt har du rätt att få en kopia på dina personuppgifter i ett strukturerat, vanligt och maskinläsningsbart format överförd till dig eller en annan part. Det innefattar endast de personuppgifter du själv har lämnat till oss.
2 2.3 Rätt till rättelse
Du har rätt att begära rättelse av dina personuppgifter om de är felaktiga samt att komplettera ofullständiga personuppgifter.
2.4 Rätt till radering eller begränsning
Du har rätt att under vissa omständigheter få personuppgifter som rör dig raderade av oss, till exempel om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för att uppfylla de ändamål för vilka de samlades in, eller om personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt. Du har även rätt att kräva att NTC begränsar hanteringen av dina personuppgifter under vissa omständigheter som till exempel när du motsätter dig behandling av dina personuppgifter med utgångspunkt i NTCs berättigade intresse.
2.5 Rätt att neka behandling av personuppgifter på grund av en intresseavvägning
Du har rätt att neka till behandling av dina personuppgifter som baseras på en intresseavvägning. NTC kommer i sådant fall inte fortsätta behandla personuppgifterna såvida vi inte kan visa på ett berättigat intresse som går före dina intressen och rättigheter eller på grund av rättsliga anspråk.
2.6 Hur du utövar dina rättigheter
Du utövar dina rättigheter genom att skicka e-postmeddelande till info@konverta.se.
2.7 Rätt att framföra klagomål till tillsynsmyndighet
Om du anser att NTC behandlar dina personuppgifter på ett oriktigt sätt kan du kontakta oss. Du har också rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet. Datainspektionen är tillsynsmyndighet i Sverige (www.datainspektionen.se).
2.8 Uppdateringar av vår integritetspolicy
Vi kan behöva uppdatera vår integritetspolicy. Den senaste versionen av policyn finns alltid tillgänglig på vår Hemsidan.
3 BESÖKARE PÅ HEMSIDAN (COOKIES)
En cookie är en fil som identifierar din webbläsare. Cookiefilen innehåller inga kontaktuppgifter som 3 namn, adress etc. En cookie sparas i den enhet du använder för tillgång till webbplatsen (exempelvis dator, mobil eller surfplatta) för att en webbplats ska känna igen din enhet nästa gång du besöker webbplatsen. Varje gång du besöker en webbplats, exempelvis Hemsidan, där du en gång fått en cookie skickar din webbläsare med den automatiskt. Cookien gör att din enhet blir igenkänd.
3.1 Ändamål
Vi använder cookies för att samla in statistik och användardata för att kunna optimera hemsidan samt för att få underlag för vår affärsutveckling. Vidare använder vi cookies bland annat för att kunna skicka rätt information till rätt användare på servern som till exempel val av språk i webbläsaren, för att anpassa innehåll och annonser samt för att erbjuda funktioner i sociala medier.
3.2 Behandlingar som utförs
Hemsidan kan komma att använda sig av flera olika cookies på som exempelvis sessionscookies och funktionscookies. Funktionscookies är cookies som är nödvändiga för att få våra tjänster att fungera. För att analysera Hemsidan används Google Analytics och Hotjar vars syfte är att förbättra användarupplevelsen. Bortsett från IP-adress, är informationen som Google Analytics och Hotjar samlar in mestadels anonyma trafikdata som webbläsarinformation, enhet och språk.
För att effektivisera vår kommunikation genom sociala medier använder vi Facebook Pixel som även lagrar cookies. Vi delar också information om din användning av Hemsidan med våra betrodda partners inom sociala medier, annonsering och analys.
3.3 Personuppgifter som behandlas
Geografisk information, IP-adress, uppgift om interaktion på webbplatsen.
3.4 Laglig grund
Behandlingen är motiverad av vårt berättigade intresse att samla in användardata, optimera Hemsidan, visa dig relevant marknadsföringsmaterial samt att få underlag för vår affärsutveckling.
4 3.6 Lagringstid
En del cookies (session cookies) raderas om du varit inaktiv en viss tid. I övrigt sparas dina personuppgifter så länge de behövs för att uppnå ändamålen ovan.
3.7 Överföring av personuppgifter
Uppgifter som vidarebefordras till tredje part, såsom Google Analytics, Hojtar och Facebook Pixel används endast för att tillhandahålla ovan angivna tjänster till dig, samt för att utgöra analysverktyg i syfte att samla in statistik för att optimera Hemsidan och presentera relevant material för dig.
4 KUNDER
4.1 Ändamål
Vi behandlar personuppgifter för att kunna upprätthålla en affärsrelation med tidigare och befintliga kunder för att kunna genomföra uppdraget för kunden, samt för att marknadsföra innehåll från Hemsidan gentemot våra tidigare och befintliga kunder.
4.2 Behandlingar som utförs
Vi använder primärt programmet Pipedrive för hantering och lagring av våra kunders personuppgifter. Personlig data består primärt av den information som du väljer att skicka till oss, exempelvis genom ett kontaktformulär. Dina kontaktuppgifter kan komma att användas för att dela information om våra tjänster eller annan information som vi tror kan vara av intresse för dig. När du har valt att kontakta oss kopplar vi även ditt beteende som besökare på webbplatsen till din personliga information.
Övrig behandling av personuppgifter som kan förekomma är:
– Kommunikation med kunden eller kundens kontaktpersoner om dessa kontaktar oss via e-post, telefon, hemsidan eller sociala medier.
– Lagring av kundens och tillhörande kontaktpersonens personuppgifter i vår e-post inkorg samt i vårt affärssystem.
– Övrig behandling som motiveras av det aktuella uppdraget.
4.3 Personuppgifter som behandlas
Vi behandlar personuppgifter såsom namn, e-postadress, befattning, postadress, telefonnummer, kontonummer, personnummer samt annan information du lämnar till oss.
4.4 Laglig grund
All vår behandling av personuppgifter sker enligt en eller flera lagliga grunder i förhållande till de ändamål som nämnts ovan. Behandling av kunder, såväl privatpersoner som företag, sker främst med den lagliga grunden att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal eller en rättslig förpliktelse. Behandlingen är oftast nödvändig för att kunna erbjuda den tjänsten Konverta erbjuder eller krävs i syfte att fullgöra förpliktelser enligt lagstiftning eller föreskrifter, såsom exempelvis lagring enligt bokföringslagstiftning.
I de fall våra kontakter sker med företrädare eller kontaktperson hos kunden har vi ett berättigat intresse att behandla dessa aktörers personuppgifter. Vi har även ett berättigat intresse att marknadsföra våra tjänster i förhållande till dig i egenskap av företrädare eller kontaktperson för kunden. Utöver ovan nämnda lagliga grunder kan NTC behandla dina personuppgifter enligt andra lagliga grunder eller kombinationer av dessa i enlighet med Dataskyddslagstiftningen.
4.5 Lagringstid
Vi lagrar dina personuppgifter så länge det behövs enligt lag eller för att fullgöra våra åtaganden gentemot dig. E-post och andra uppgifter vi fått in från våra kunder raderas när de inte längre är relevanta för det ändamål det samlats in för, dock senast sex (6) månader från att uppgifterna samlats in.
4.6 Överföring av personuppgifter
Personuppgifter som vidarebefordras till tredje part används endast i de syften som anges ovan. Exempelvis kan vi komma att dela dina personuppgifter med externa rådgivare, leverantörer av IT tjänster och andra externa tjänsteleverantörer. Vid direktmarknadsföring kan personuppgifter komma att vidarebefordras till leverantörer för distribution av fysisk och digital direktmarknadsföring.
5 LEVERANTÖRER
5.1 Ändamål
Ändamålet med behandlingen är att kunna hantera pågående och potentiella framtida affärsrelationer med våra leverantörer.
5.2 Behandlingar som utförs
– Utvärdering av potentiella affärspartners.
– Hantering av befintliga affärsrelationer.
– Lagring av personuppgifter i programmet Limego.
– Kommunikation, inköp, undertecknande av avtal och finansiella transaktioner.
5.3 Personuppgifter som behandlas
Vi behandlar personuppgifter såsom namn, e-postadress, telefonnummer, kontonummer, personnummer om affärsrelationen är med enskild firma eller privatperson samt övrig information du lämnar till oss.
5.4 Laglig grund
Om du är enskild näringsidkare eller privatperson är vår rättsliga grund oftast fullgörande av avtalet mellan dig som leverantör och oss som kund. Om du företräder en leverantör är den lagliga grunden oftast ett berättigat intresse att behandla personuppgifter om dig i egenskap av företrädare eller kontaktperson för leverantören.
5.5 Lagringstid
Vi lagrar dina personuppgifter så länge det behövs enligt lag eller för att fullgöra våra åtaganden gentemot dig. Personuppgifterna raderas när de inte längre är relevanta för det ändamål de samlats in för.
5.6 Överföring av personuppgifter
Personuppgifter som vidarebefordras till tredje part används endast i de syften som anges ovan. Exempelvis kan vi komma att dela dina personuppgifter med externa rådgivare, leverantörer av IT- 7 tjänster och andra externa tjänsteleverantörer.
6 SOCIALA MEDIER
6.1 Ändamål
Vi behandlar personuppgifter för att kunna marknadsföra oss via sociala medier.
6.2 Behandlingar som utförs
– Skapande av inlägg, artiklar, intervjuer eller videor för våra olika kanaler och hemsidan.
– Kommunikation via sociala medier.
6.3 Personuppgifter som behandlas
Vi behandlar personuppgifter såsom namn, e-postadress, telefonnummer, personnummer arbetsrelaterad information såsom tjänst, foto och bilder, video- och ljudupptagningar, födelsedatum samt användarnamn.
6.4 Laglig grund
Vi har vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra oss på sociala medier samt kommunicera med de som tar kontakt med oss via sociala medier.
6.5 Lagringstid
Vi sparar dina personuppgifter så länge syftet med ändamålet för behandlingen kvarstår.
6.6 Överföring av personuppgifter
Uppgifter som vidarebefordras till tredje part används endast för det syfte och de behandlingar som anges ovan. Om vi exempelvis delar ett inlägg på sociala medier där du medverkar kommer dina personuppgifter bli tillgängliga för följare och andra som ser inlägget.
7 REKRYTERING
7.1 Ändamål
Vi behandlar personuppgifter för att kunna hantera ansökningar i rekryteringssyfte.
7.2 Behandlingar som utförs
– Hantering av ansökningar i rekryteringssyfte.
– Lagring av uppgifter inför framtida rekryteringar.
– Svar på ansökningar.
7.3 Personuppgifter som behandlas
Personuppgifter som behandlas är till exempel namn, personnummer, kontaktuppgifter, CV, följebrev, referenser från tidigare arbetsgivare samt övrig information som du ger oss i samband med din ansökan.
7.4 Lagringstid
Personuppgifterna kan komma att lagras under den tid rekryteringsprocessen pågår, varefter uppgifterna raderas. Om du samtyckt till att vi får behandla uppgifterna för framtida rekryteringar, kan uppgifterna i stället komma att bevaras i två (2) år efter lämnat samtycke (eller tills samtycket dessförinnan återkallas), varefter de raderas. Trots det sagda kan vi komma att lagra personuppgifterna så länge en arbetssökande som inte anställts kan vidta rättsliga åtgärder i anledning av rekryteringsförfarandet.
7.5 Överföring av personuppgifter
Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till eventuell rekryteringskonsult eller annan tjänsteleverantör anlitad i samband med rekryteringsförfarande.
8 ÖVRIG KOMMUNIKATION VIA E-POST
8.1 Ändamål
Vi behandlar personuppgifter som lämnas till oss genom att du skickar ett e-postmeddelande till oss, exempelvis när du hör av dig till oss med en förfrågan, feedback eller något annat.
8.2 Behandlingar som utförs
Kommunikation via e-post samt lagring av e-postmeddelanden i vår e-postinkorg.
8.3 Personuppgifter som behandlas
Personuppgifter som behandlas är till exempel namn, e-postadress, kontaktuppgifter samt övrig information från vår konversation med dig i samband med ditt anspråk.
8.4 Laglig grund
Vi har ett berättigat intresse av att kunna ta emot, hantera och besvara förfrågningar och eventuell feedback för att kunna förbättra och utveckla vår verksamhet.
8.5 Lagringstid
Vi sparar dina personuppgifter så länge syftet med ändamålet med behandlingen kvarstår, dock som längst i sex (6) månader.
8.6 Överföring av personuppgifter
Uppgifter som vidarebefordras till tredje part används endast för att tillhandahålla de tjänster som anges ovan.
9 FULLGÖRANDE AV SKYLDIGHETER ENLIGT LAG
9.1 Ändamål
Vi behandlar personuppgifter för att kunna fullgöra våra skyldigheter enligt lag.
9.2 Behandlingar som utförs
– Följa bokföringslagstiftning.
– Följa annan lagstiftning, domstolsutslag och myndighetsbeslut.
9.3 Personuppgifter som behandlas
Vi behandlar personuppgifter såsom namn, adress, betalningshistorik, transaktioner och övrigt material som utgör bokföringsmaterial.
9.4 Laglig grund
Behandlingen är nödvändig för att följa tvingande lag, d.v.s. bokföringslagen och annan bokföringslagstiftning, samt för att uppfylla kraven i andra lagar, domstolsutslag och myndighetsbeslut.
9.5 Lagringstid
Uppgifterna lagras i sju till åtta år i enlighet med bokföringslagen, och/eller så länge som det är nödvändigt med anledning av annan lagstiftning, domstolsutslag eller myndighetsbeslut.
9.6 Överföring av personuppgifter
Vi delar dina personuppgifter med IT-företag som tillhandahåller lösningar inom bokföringssystem.